Comprobantes y notas de crédito

Para el periodo que elija, una línea de resumen con cuántos documentos se aceptaron, el total facturado y sus impuestos, y cuántos se rechazaron. Luego:
- Aceptados, y qué parte de los enviados fue aceptada.
- Listo para enviar, y cuántos borradores necesitan datos.
- Impuestos, y el monto antes de impuestos.
- Pagos sin comprobante: pagos de Hotelmente PAY que aún no tienen documento.

Debajo: documentos por mes y los últimos documentos.

Un documento electrónico por cada pago facturado, del más reciente al más antiguo, con: Emitido, Número, Comprobante, Subtotal, Impuestos, Total, Estado, Al huésped (si se envió por correo al huésped) y Reserva. Filtre por estado o tipo de documento, o busque por número, clave, reserva, cliente o identificación fiscal.

• Borrador: falta algo para emitirlo; el documento indica qué.
• Listo para enviar: numerado, con su archivo oficial armado.
• Firmado y Enviado: enviado a la autoridad tributaria, esperando la respuesta.
• Aceptado: aceptado por la autoridad tributaria.
• Rechazado: la autoridad tributaria no lo aceptó.
• Anulado: cancelado por completo con notas de crédito, o cancelado antes de enviarse.

Use los botones sobre la lista para ver un estado a la vez, o Todos.

Porque el envío a la autoridad tributaria todavía no está conectado para su hotel. Un aviso lo indica: Hotelmente activa el envío para su país, y un propietario ingresa las credenciales para el envío en Configuración FACTURA. Los documentos listos están numerados y esperan; salen cuando el envío queda conectado.

Aparece como Rechazado, resaltado en la lista, y el Resumen le dice cuántos hay que corregir. Abra el documento para ver el detalle que dio la autoridad tributaria. Corrija la causa, por ejemplo la identificación fiscal del cliente con Guardar cliente o su Configuración FACTURA, y envíelo de nuevo con Enviar a la autoridad tributaria. Un documento rechazado recibe un número nuevo al reenviarse.

Pagos aprobados de Hotelmente PAY del periodo que todavía no tienen documento electrónico, con su cantidad y monto. Propietarios y gerentes pueden hacer clic en Emitir factura en uno, o en Emitir todos. Lo ideal es que sea cero.

Los documentos aceptados divididos entre todos los documentos enviados a la autoridad tributaria en el periodo. Los borradores y los listos para enviar no cuentan, porque todavía no se enviaron.

Depende del país:
- Costa Rica: factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito electrónica, factura electrónica de exportación.
- Panamá: factura electrónica, nota de crédito electrónica.
- Guatemala: factura (FACT), nota de crédito (NCRE) y factura especial (FESP).
- Honduras: factura electrónica, nota de crédito electrónica.
- El Salvador: factura electrónica, comprobante de crédito fiscal, nota de crédito.
- Nicaragua: factura electrónica, nota de crédito.

Confirme con su contador cuál aplica en cada caso.

El que elija en Documento predeterminado para huéspedes en Configuración FACTURA, a nombre del huésped como consumidor final. Cada país trae una sugerencia, por ejemplo el tiquete electrónico en Costa Rica o la factura a consumidor final (CF) en Guatemala.

Sí, antes de que el documento se envíe. Ábralo, elija Empresa / contribuyente como tipo de cliente, ingrese el nombre y la identificación fiscal (y en El Salvador el NRC) y haga clic en Guardar cliente. El tipo de documento sigue al cliente: por ejemplo una factura electrónica en lugar de un tiquete en Costa Rica, o un comprobante de crédito fiscal en El Salvador.

El documento original nunca se edita una vez enviado. Los reembolsos de las fuentes que eligió generan su nota de crédito automáticamente. Para cualquier otra corrección, abra la factura y use Crear nota de crédito, con el monto (hasta lo que queda por acreditar) y un motivo. Las notas de crédito quedan ligadas al original, como espera cada autoridad tributaria, y aparecen en la lista con su propio tipo de comprobante.

Antes de enviarla (borrador, lista o rechazada), puede cambiar el cliente y, en documentos en otra moneda, el tipo de cambio. Una vez enviada, es parte de su registro ante la autoridad tributaria: para corregirla o anularla, se emite una nota de crédito ligada al original. Los documentos nunca se borran.

Cuando un pago está en una moneda distinta a la de su país, el documento muestra el tipo de cambio usado, tomado de los tipos de cambio diarios de Hotelmente. Antes de enviarlo, puede reemplazarlo por el tipo de cambio oficial de la fecha del documento.

Sí. Marque su fuente en Qué factura FACTURA (reservas directas, Booking.com, Expedia, Airbnb u otros canales) y FACTURA lo factura desde Cloudbeds. La factura siempre sale de un pago registrado.

Ábralo desde la lista para ver las líneas del folio, los impuestos, el cliente, el medio de pago y su historial de estados. Según su estado: Guardar cliente, Enviar a la autoridad tributaria, Imprimir / PDF, descargar el archivo oficial XML o JSON, Crear nota de crédito y Enviar al huésped por correo.

La lista de cada documento con su estado, los impuestos por mes en la página de Impuestos y descargas en CSV del periodo, con totales que cuadran con los pagos facturados. Cada documento tiene además su archivo oficial y una versión para imprimir.

Abra Hotelmente FACTURA → Facturas, elija el periodo (por ejemplo Año pasado) y, si quiere, un estado como Aceptado. Haga clic en Descargar CSV. El archivo tiene las mismas columnas de la tabla y se abre en Excel o Google Sheets. La página lista hasta 500 documentos a la vez; elija un periodo más corto si tiene más.

Si Enviar la factura por correo al huésped al hacer el check-out está en Sí (el valor predeterminado), el huésped la recibe por correo cuando la autoridad tributaria la acepta, con el documento para imprimir y su archivo oficial, y el nombre de su hotel como remitente. El correo se toma de Cloudbeds al momento de enviar, salvo que usted escriba otro. La columna Al huésped muestra qué documentos se enviaron.

Use los botones de arriba: Últimos 12 meses (predeterminado), Últimos 90 días, Últimos 30 días, Este año y Año pasado. Los documentos se ubican por la fecha en que se emitieron.

Se llena con los documentos emitidos por los pagos que factura. Mientras su Configuración FACTURA no esté completa, la página abre en su lugar Configuración FACTURA con su guía. Después, mientras Hotelmente FACTURA no esté activo para su hotel, ve la tarjeta Prepare Hotelmente FACTURA y Aún no hay comprobantes.

Hotelmente FACTURA cubre solo las fuentes que marque, desde la fecha de Facturar pagos desde. Los ingresos en Cloudbeds incluyen además las fuentes que dejó fuera, los pagos anteriores y las estadías aún no pagadas. Los totales de FACTURA cuadran con los pagos facturados, no con todos sus ingresos.