Qué factura FACTURA

En la aplicación, abra Hotelmente FACTURA → Configuración FACTURA y busque el panel Qué factura FACTURA. Marque los pagos que quiere facturar, indique Facturar pagos desde y haga clic en Guardar qué facturar. Solo un propietario puede cambiarlo; los demás ven la elección con un aviso de que solo un propietario puede cambiarla. Se puede definir antes de que FACTURA se active para usted.

• Pagos de Hotelmente PAY: pagos que Hotelmente PAY lleva a su banco.
• Reservas directas: sitio web o motor de reservas, teléfono, sin reserva (walk-in), correo y WhatsApp.
• Booking.com: pagos registrados en Cloudbeds para reservas de Booking.com.
• Expedia: lo mismo para reservas de Expedia (incluido Hotels.com).
• Airbnb: lo mismo para reservas de Airbnb.
• Otros canales: agencias de viaje, otras OTAs y clientes corporativos.

El canal es el origen de la reserva en Cloudbeds.

Cuántos pagos tuvo esa fuente en los últimos 30 días, por ejemplo 42 pagos, últimos 30 días. Le ayuda a ver cuántos documentos significa cada opción antes de marcarla. Los pagos anulados no se cuentan.

Solo los pagos de esa fecha en adelante se facturan automáticamente, para que FACTURA nunca facture años de historial por sorpresa. Si no la cambia, es el día en que guarda por primera vez. Para incluir pagos anteriores, un propietario mueve la fecha hacia atrás y guarda; para no facturar dos veces si viene de otro proveedor, póngala el día del cambio.

Más o menos cada 5 minutos, Hotelmente revisa los pagos sincronizados desde Cloudbeds de las fuentes que eligió, factura los nuevos y los envía a la autoridad tributaria. Los pagos llegan a Hotelmente con la sincronización de Cloudbeds, así que un pago recién registrado en Cloudbeds se toma después de la siguiente sincronización (Sincronizar ahora en las páginas de FACTURA trae los pagos). Los pagos de Hotelmente PAY se facturan en cuanto el banco los aprueba.

Se omiten. Cuando un pago se anula en Cloudbeds, el pago y su anulación se cancelan entre sí, y ninguno se factura.

No. Hotelmente PAY también registra sus pagos en Cloudbeds, pero FACTURA los reconoce (misma reserva y monto, con un par de días de diferencia como máximo) y factura cada uno una sola vez, como pago de Hotelmente PAY. Además, cada pago lleva como máximo un documento.

Un reembolso se convierte en una nota de crédito ligada a la factura de la reserva, como espera cada autoridad tributaria: para un reembolso de Hotelmente PAY, la factura del pago reembolsado; para un reembolso registrado en Cloudbeds, la última factura de esa reserva. Cuando las notas de crédito cubren toda la factura, esta aparece como Anulado. Una factura que nunca se envió a la autoridad tributaria simplemente se cancela.

El real. Los pagos registrados en Cloudbeds llevan su medio (efectivo, tarjeta, transferencia u otro), y los pagos de Hotelmente PAY son tarjetas procesadas por el banco. Cada documento lleva ese medio con el código oficial de su país, por ejemplo TipoMedioPago en Costa Rica.

Por defecto, del huésped como consumidor final, con su país. Antes de que el documento se envíe, propietarios y gerentes pueden abrirlo, cambiar el cliente (Consumidor final, Empresa / contribuyente o Cliente extranjero, con nombre, identificación fiscal y correo) y hacer clic en Guardar cliente. Una identificación fiscal puede cambiar el tipo de documento, por ejemplo Tiquete → Factura en Costa Rica. Una vez enviado, solo se corrige con una nota de crédito.

Desde ese momento, solo se facturan automáticamente las fuentes que marcó. Los documentos ya emitidos no se tocan. Marcar una fuente nueva factura sus pagos desde la fecha de Facturar pagos desde que todavía no tengan documento.

Consúltelo con su contador. FACTURA factura los pagos registrados en Cloudbeds para esas reservas, sea cual sea el medio. Si el canal le factura al huésped por su cuenta, o usted le factura al canal de otra forma, déjelo sin marcar. El número junto a cada opción muestra cuántos pagos cubriría.