Cómo funcionan los cobros de Hotelmente PAY

• La reserva llega a Hotelmente desde Cloudbeds con la sincronización.
• Hotelmente PAY calcula el depósito y el saldo según sus reglas, menos lo que ya esté pagado.
• Pide a su banco un enlace de pago seguro por el monto pendiente y se lo envía al huésped por correo (automáticamente, o cuando alguien hace clic en Enviar enlace de pago).
• El huésped paga en la página del banco; el banco aprueba o rechaza.
• Aprobado: el pago se registra en la reserva de Cloudbeds, el huésped puede recibir un recibo y, si lo usa, Hotelmente FACTURA emite la factura. Rechazado: el intento aparece con el motivo del banco y el monto sigue pendiente.

En Hotelmente PAY → Configuración PAY:
- Depósito al reservar, como porcentaje (30% sugerido).
- Vencimiento del saldo, en días antes de la llegada (7 sugeridos).
- Enviar un recordatorio, en días antes del vencimiento (2 sugeridos).
- Cuántas horas vale un enlace de pago (72 sugeridas).
- Si el huésped recibe el recibo por correo automáticamente.
- Si los enlaces de pago y los recordatorios salen automáticamente.

Hotelmente PAY las aplica a cada reserva que cobra su hotel.

El depósito es su porcentaje del total de la reserva, y vence el día en que se reservó. En cuanto la reserva llega a Hotelmente, el huésped puede recibir un enlace de pago seguro de su banco por ese monto. Si sigue sin pagar a la mitad de la vigencia del enlace, sale un recordatorio. Al pagarse, se registra en la reserva de Cloudbeds y aparece en Hotelmente PAY como Depósito.

El saldo es lo que queda después del depósito, y vence los días antes de la llegada que usted defina. El enlace del saldo sale los días antes de ese vencimiento que indique en Enviar un recordatorio, y si sigue sin pagar el día del vencimiento, sale un recordatorio. Cobrar antes de la llegada significa perseguir menos pagos en recepción.

Sí. El depósito puede ser cualquier porcentaje de 0 a 100. Ponga 0 para no pedir nada al reservar y cobrar todo como saldo, o 100 para cobrar toda la estadía cuando el huésped reserva. El saldo puede vencer entre 0 y 90 días antes de la llegada; 0 significa el día de llegada.

No. Antes de pedir, Hotelmente PAY resta todo lo ya pagado: los pagos con Hotelmente PAY (descontando reembolsos) y cualquier otro pago que Cloudbeds muestre en la reserva, como efectivo o el datáfono de recepción. Si el huésped ya pagó todo, no se envía nada.

En la configuración, Enviar enlaces de pago y recordatorios automáticamente viene en No: no sale nada a los huéspedes hasta que usted lo active. Cuando está activa, Hotelmente revisa más o menos cada 5 minutos y envía los enlaces de depósito, de saldo y los recordatorios que piden sus reglas. No envía en el horario de silencio (por defecto de 9 p. m. a 8 a. m.), envía como máximo 3 enlaces automáticos por estadía para el depósito y 3 para el saldo, y solo funciona cuando su banco está conectado. La página Por cobrar muestra si la automatización está activa o por qué está en pausa.

Cada reserva próxima que cobra su hotel, con su total, lo pagado (y cuánto de eso con PAY), lo que se debe ahora y para cuándo, y un estado como Enlace enviado, esperando al huésped o Vencido. Los recuadros muestran Vence hoy, Vence esta semana, Vencido y Pendiente de cobro. Filtre con Requiere acción, Vencido, Esperando al huésped o Todas. Las reservas que cobra el canal y las canceladas quedan fuera.

Un enlace seguro a la página de pago de su banco por un monto concreto de una reserva concreta. El huésped lo abre en su teléfono o computadora, paga con tarjeta en la página del banco y el pago queda registrado en esa reserva. Cada estadía tiene un solo enlace de depósito o de saldo abierto a la vez: uno nuevo reemplaza al anterior.

Sí. En Por cobrar, propietarios y gerentes pueden hacer clic en Enviar enlace de pago para mandarlo por correo al huésped, Enviar recordatorio, Copiar enlace para compartirlo por WhatsApp o cualquier otro medio, o Cancelar enlace. Si la reserva no tiene correo del huésped en Cloudbeds, el correo no puede salir: copie el enlace y envíelo por otro medio.

Para que un enlace viejo no se pague mucho después de que cambió el monto o la reserva. Usted elige cuántas horas vale un enlace, de 1 hora a 30 días (72 horas sugeridas). Un enlace vencido ya no recibe pagos, y se puede enviar uno nuevo.

En la siguiente revisión, Hotelmente PAY ve que el monto pendiente ya no coincide con el enlace abierto y lo marca como El monto cambió desde el último enlace. Un enlace nuevo por el monto correcto reemplaza al anterior, automáticamente o con Enviar enlace de pago.

Si Enviar recibos por correo a los huéspedes automáticamente está en Sí (el valor predeterminado), cada huésped que paga recibe un recibo por correo con el monto, la marca y los últimos 4 dígitos de la tarjeta, el código de autorización, la referencia bancaria y la fecha. El recibo confirma el pago; no es una factura electrónica.

Cada pago que se pide con Hotelmente PAY pertenece a una reserva, así que no hay nada que conciliar a mano. Al aprobarse, se registra en esa reserva en Cloudbeds, y Transacciones muestra la reserva, la referencia bancaria y si ya está en su PMS.

Estadísticas lo cuenta en Aún no en su PMS, y la columna En PMS de Transacciones le muestra cuáles son. Por lo general falta el código del método de pago de Cloudbeds en la configuración, o todavía no está activo el acceso de escritura a Cloudbeds. El pago en sí está seguro en el banco, y Hotelmente PAY ya lo cuenta, así que no se le vuelve a pedir al huésped.

Sí, siempre que sean cargos de la reserva en Cloudbeds: aumentan lo que debe la reserva, y el siguiente enlace los incluye. Un enlace nunca puede pedir más de lo que la reserva todavía debe.

En Transacciones, propietarios y gerentes hacen clic en Reembolso en un pago aprobado, indican el monto (total o parcial, hasta lo que queda) y un motivo opcional. El banco devuelve el dinero a la tarjeta del huésped. El reembolso aparece con monto negativo, el huésped recibe un correo del reembolso si los recibos están activos, se agrega una nota en la reserva de Cloudbeds y, si Hotelmente FACTURA factura sus pagos de PAY, se emite una nota de crédito.

El intento aparece como Rechazado en Transacciones, con el motivo que dio el banco cuando lo hay, y el monto sigue pendiente en la reserva. Estadísticas agrupa los rechazos por motivo en Por qué se rechazaron pagos, para que vea si es un huésped o un patrón, y le pida al huésped que pruebe otra tarjeta con un enlace nuevo.

El banco liquida según su acuerdo de comercio con él, así que los plazos dependen de ese acuerdo. Cuando el banco informa una liquidación, los pagos que incluye pasan a Liquidado. Hotelmente PAY muestra lo que el banco ya liquidó y lo que está pendiente de liquidación.

En las monedas que elija en Cobrar a los huéspedes en, entre las de su país (moneda local y dólares, o solo dólares donde esa es la moneda local). Si la moneda de Cloudbeds no es una de ellas, el monto se convierte con los tipos de cambio diarios de Hotelmente.

Las que acepta su acuerdo de comercio con el banco, incluidas las emitidas en el extranjero si su acuerdo las cubre. Hotelmente PAY no agrega ni quita marcas de tarjeta; le muestra qué marcas usaron sus huéspedes en Por tarjeta.

No. Hotelmente PAY cobra por enlace de pago, en la página segura del banco. Los cobros con el datáfono de recepción y el efectivo siguen su camino habitual; si están registrados en Cloudbeds, Hotelmente PAY los cuenta como pagados y no los vuelve a pedir.

No lo que cobra el propio canal: las reservas que Cloudbeds marca como cobro del canal quedan fuera. Cobrar tarjetas virtuales de OTAs no es parte de Hotelmente PAY. En las reservas de OTA en las que su hotel cobra al huésped, Hotelmente PAY funciona igual que en una reserva directa.

Hotelmente PAY maneja pagos con tarjeta procesados por el banco. Las transferencias y otros medios quedan fuera de Hotelmente PAY; cuando se registran en Cloudbeds, Hotelmente PAY los cuenta como pagados.

Una reserva cancelada o no presentada sale de Por cobrar y no se envían más enlaces ni recordatorios. Lo ya pagado queda pagado: si su política pide un reembolso, hágalo desde Transacciones. Hotelmente PAY no cobra cargos de cancelación por su cuenta.

Un correo en su idioma (español para países hispanohablantes, inglés para los demás) con el nombre de su hotel, la fecha de llegada, el número de reserva, el monto y el enlace seguro del banco, válido hasta la fecha indicada. El enlace abre la propia página de pago del banco. Después de pagar, el huésped puede recibir un recibo por correo.